Bedah Program Pengawasan Manajemen Resiko Fasilitas MFK 3

Ada banyak sekali pertanyaan yang masuk ke email, Instagram atau facebook tim InfoK3RS ID. Dari berbagai pertanyaan yang masuk, pertanyaan soal maksud dan teknis penerapan di program pengawasan manajemen resiko fasilitas selalu ada saja yang menanyakan. Seperti apa sih Program Pengawasan Manajemen Resiko Fasilitas itu? Bagaimana implementasinya, Siapa penanggung jawabnya dan seperti apa laporannya?

Oke berhubung saya belum pernah membahas soal ini, maka pada kesempatan kali ini saya akan sharing terkait program pengawasan manajemen resiko fasilitas di MFK 3. Sebelum masuk ke inti pembahasan ada baiknya kita melihat dahulu standar MFK 3 Buku SNARS 1.1. Sebenarnya jawaban dari pertanyaan diatas sudah tertera semua disana, tapi mungkin agak susah dimengerti karena bahasanya yang cenderung terlalu ilmiah kali ya?

Bila merujuk pada maksud dan tujuan di MFK 3, disana disebutkan bahwa RS perlu melakukan pengawasan terhadap perencanaan/pelaksanaan program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan. Pengawasan tersebut meliputi pengawasan semua aspek manajemen resiko fasilitas dan lingkungan (6 poin MFK), mengawasi pelaksanaan program secara konsisten dan berkesinambungan, melakukan edukasi staf, mlakukan pengawasan terkait pengujian/testing  dan pemantauan program serta meninjau ulang (review) program MFK, membuat laporan tahunan dan melakukan pengorganisasian serta mengelola laporan insiden, melakukan investigasi/Analisa dan membuat upaya perbaikannya.

Di Standar MFK 3 juga tertulis bahwa pengawasan tersebut bisa dilakukan oleh organisasi atau satu orang/lebih. Nah makanya khusus pada poin MFK ini, maka rumah sakit perlu menunjuk satu organisasi atau satu orang/lebih untuk melakukan tugasnya sebagai pengawas program MFK. Di Standar MFK 3 pada SNARS 1.1 bahkan disebutkan secara spesifik siapa organisasi atau orangnya, yaitu K3 RS atau organisasi lainnya.

Oke jadi clear ya. Dari paparan diatas bisa kita simpulkan bahwa Pengawas Program MFK adalah Tim K3 RS atau Orang K3RS. Mereka inilah yang berkewajiban dalam membuat program pengawasan MFK, melakukan pengawasan, dan membuat laporan tahunan ke direktur.

Ditunjuknya K3RS sebagai pengawas program MFK saya kira sudah sangat tepat. Soalnya Seorang K3 atau Ahli K3 memang tanggung jawabnya terbesarnya adalah menjalankan fungsi pengawasan. Makanya saya kurang setuju dengan struktur organisasi K3 di banyak RS yang biasanya memasukkan K3 di dalam bagian umum atau rumah tangga. Soalnya kalau K3RS nya tergabung dengan bagian umum/rumah tangga, maka fungsi pengawasannya jadi sangat kurang maksimal. Kenapa? Karena bagian umum/rumah tangga merupakan bagian yang harus menjadi fokus utama K3RS.

Kalau K3RS nya ada di bagian umum/rumah tangga, maka ia tidak akan mempunya power untuk melakukan pengawasan ke divisinya sendiri. Ia pun akan segan untuk menegur rekan satu divisi atau bahkan atasannya (Kabag/Wakabag Umum). Sialnya lagi, ia justru akan sering melakukan pekerjaan orang umum yang mana padahal peran dia disana harusnya sebagai pengawas. Lucu ya?

Ada baiknya bila menunjuk Tim K3 atau Praktisi K3RS sebagai pengawas program MFK, direktur rumah sakit dapat membuatkannya SK (surat keputusan). Nah SK ini nantinya bisa jadi lampiran dokumen yang bisa kamu tunjukan ke surveyor Ketika akreditasi.

Dalam menjalankan fungsi pengawas program MFK, K3 RS wajib membuat perencanaan berupa program kerja. Program kerja ini sering disebut dengan Program Pengawasan Manajemen Resiko Fasilitas dan Lingkungan. Isi dari program ini adalah sesuai dengan ruang lingkup program yang telah disebutkan diatas.

Kalau saya sih biasanya memasukkan program pengawasan MFK ini ke dalam program kerja K3RS tahunan. Jadi dalam program Kerja K3RS terdapat sub program yang berjudul Pengawasan program MFK. Saya sengaja menggabungkannya agar tidak terlalu banyak program sekaligus mengintegrasikannya agar tidak menjadi dobel kerjaan. Jadi Ketika saya membuat lapoan bulanan/triwulan maka di dalamnya juga sudah termasuk laporan pengawasan MFK. Mantul kan?

Kalau kamu memilih untuk tidak menggabungkannya juga tidak masalah. Kamu tinggal membuat program pengawasan MFK ini tersendiri, membuat budgetnya tersendiri dan membuat laporannya tersendiri. Untungnya laporan yang diminta di standar hanya berupa laporan tahunan, jadi dibuatnya ya hanya setahun sekali saja. Bagi kamu yang ingin mengtahui bagaimana rupa programnya silakan cek saja di blog saya ini.

Untuk implementasi program pengawasn MGK sendiri sebenarnya tidak terlalu susah. Mirip mirip seperti kerjaan K3 deh. Kamu tinggal lihat saja program MFK yang sudah dibuat. Darisana tinggal kamu lakukan pengawasan seperti mengingatkan akan program kerja yang belum dijalankan, melakukan inspeksi ke lapangan terkait program yang sudah dijalankan, ikut serta Ketika sedang ada pengujian atau testing alat Kesehatan atau non Kesehatan dan ikut serta dalam investigasi insoden MFK yang terjadi serta membuat laporannya.

Kaau dilihat-lihat sih pekerjannya tidak terlalu banyak. Jobdesknya pun lebih ke auditor. Jadi saran saya dalam sebulan, lakukan audit internal setiap seminggu sekali di satu ruangan. Minggu depan pindah lagi. Begitu pula selanjutnya. Buat jadwal audit ini dalam setahun bisa mencakup seluruh unit atau bagian di RS.

Untuk laporannya sendiri sih sebetulnya kamu hanya diwajibkan untuk membuat laporan setahun sekali. Kalau kamu ingin membuat nya setiap bulan, triwulan atau semester itu tidak masalah. Karena saat akreditasi surveyor hanya meminta laporan tahunanya saja. Bentuk laporannya sendiri ya seperti laporan pada umumnya saja. Kalau kamu sudah melihat Laporan Triwulan K3RS yang ada di blog ini, nah seperti itulah gambarannya. Gak terlalu rumit kan?

Oke sekian dahulu pembahasan kali ini. Semoga apa yang saya tulis diatas dapat memberikan pencerahan ya. Bila masih ada yang bingung, tanya saja di kolom komentar.