Cara Melakukan Review Program Manajemen Resiko Sesuai Standar MFK 2 SNARS 1.1

Pada standar MFK 2 poin 3 SNARS 2018 versi 1.1 disebutkan bahwa rumah sakit wajib melakukan review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan secara berkala. Review program ini dilakukan sekurang-kurangnya satu tahun sekali atau bila terdapat perubahan fasilitas dan lingkungan di rumah sakit. Di elemen penilaiannya rumah sakit diminta menyerahkan dokumen bukti review program tersebut.

Pertanyaannya adalah bagaimana cara kita melakukan review program tersebut? Lalu dokumen yang diserahkan ke surveyor baikya seperti apa sih? Nah pada tulisan kali ini saya ingin sharing terkait bagaimana cara melengkapi dan memenuhi standar tentang review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan ini.

Secara definisi review berarti melakukan tinjauan atau peninjauan akan sesuatu. Dari proses review maka akan dihasilkan suatu ulasan atau kesimpulan dari sesuatu yang ditinjau tersebut. Review sering dilakukan untuk mengetahui kekurangan atau kelebihan dari suatu produk/jasa. Nah begitu pula saat kita melakukan review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan. Maka hasil reviewnya maka kita dapat mengetahui ulasan dan kelebihan/kekurangan dari program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan.

Review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan dapat dilakukan minimal satu tahun sekali. Biasanya rumah sakit yang menganut system ini akan melakukan review di akhir tahun dengan tujuan membuat program tahun selanjutnya. Ada pula rumah sakit yang melakukan review setiap ada perubahan fasilitas atau lingkungan atau bila terjadi insiden. Hal ini bertujuan agar program program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan bisa langsung menyesuaikan dengan kondisi yang baru.

Review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan tidak bleh dilakukan oleh satu pihak saja. Review ini wajib dilakukan oleh tim terkait, dalam hal ini adalah Tim K3RS, Bagian Umum dan IPSRS. Teknis pelaksanaannya pun bisa berupa rapat atau forum guide discussion (FGD). Kalau saya sih merekomendasikannya dalam bentuk rapat saja, soalnya dokumentasinya akan lebih oke dimata surveyor.

Silakan buat undangan rapatnya, sebar ke unit atau tim terkait. Saat rapat dimulai jangan lupa siapkan daftar hadir, materi rapat, foto kegiatan dan notulensinya. Semua hal yang dibahas saat rapat wajib kamu masukkan di notulensinya ya, termasuk saat melakukan review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan.

Cara paling mudah dalam melakukan review adalah dengan mengobservasi laporan bulanan/triwulan/tahunan dari program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan. Dokumen ini wajib kamu bawa saat rapat review program. Dokumen ini bisa dijadikan materi rapat.

Di laporan program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan pasti ada indikator ketercapaian dari setiap poin program. Saat ketercapaian program tidak 100% berarti ada masalah disana. Nah Langkah pertama dalam melakukan review program adalah dengan memiliah program apa saja yang tidak terlaksana/tercapai selama setahun belakangan. Silakan cek dan Analisa baik-baik, mengapa program tersebut bisa tidak terlaksana. Bila sudah dapat alasannya, tuliskan di notulensi dan buat renana tindak lanjutnya sekalian.

Langkah keduanya adalah dengan melihat bahaya atau resiko yang terjadi selama setahun belakangan. Silakan cek risk registernya, insiden MFK yang pernah terjadi ataupun kejadian nearmiss, unsafet act, unsafe condition yang pernah terjadi selama ini. Inilah pentingnya kamu membuat/memperbaharui risk register setiap bulannya, soalnya hal ini akan berguna untuk penetuan prioritas program.

Bila terdapat insiden MFK namun dalam grading biru atau hijau itu tandanya tidak terlalu bermasalah. Silakan kamu cari iniden yang paling banyak terjadi/ atau insiden yang terus berulang terjadi. Nah lakukan observasi dan Analisa mengapa hal itu bisa terjadi.

Bila terdapat grading resiko yang kuning atau merah, maka sudah jelas bahwa masalah tersebut wajib kamu lakukan kendalikan sesegera mungkin dan menjadi prioritas program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan selanjutnya.

Review program juga bisa dilakukan dengan melihat rekomendasikan dari manajemen rumah sakit atau badan eksternal yang pernah visit ke rumah sakit. Hal tersbeut tentu bakal menjadi inputan yang bagus. Jangn lupa untuk mengintegrasikan dengan program kerja K3RS. Soalnya integrasi keduanya sangat penting dalam proses manajemen resiko fasilitas dan lingkungan.

Bila proses diatas sudah selesai, maka kamu tinggal menyiapkan dokumen nya saja. Dokumen ini terdiri dari Undangan rapat berjudul rapat review program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan, materi rapat, daftar hadir rapat yang sudah diisi dan di ttd serta notulensi rapat. Notulensi rapat harap dimasukkan poin review dan Analisa program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan. Bila sudah selengkap itu baru kamu bisa melanjutkan proses berikutnya yaitu membuat program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan.

Saat akreditasi, dokumen yang diperlihatkan ke surveyor  adalah program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan tahun ini, undangran rapat, absensi rapat, materi rapat, notulensi rapat dan program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan tahun selanjutnya. Silakan perlihatkan dokumen terseut sekaligus dijelaskan apa saja hasil review dari program manajemen resiko fasilitas dan lingkungan tersebut.

Gimana, mudah kan?