Cara Membuat Bukti Pelaksanaan Tindak Lanjut PCRA

Di SNARS 2018 versi 1.1 ada beberapa elemen penilaian yang meminta bukti pelaksanaan tindak lanjut. Misalnya saja dalam PCRA atau HVA atau FSRA. Pasti deh standarnya meminta hasil asesmennya, hasil analisanya dan bukti pelaksanaan tindak lanjutnya. Kalau hasil asesmen kita bisa lampirkan form PCRA/HVA/FSRA yang sudah diisi. Kalau Hasil Analisanya kita bisa tunjukan laporan Analisa PCRA/HVA/FSRA nya. Nah kalau bukti pelaksanaan tindak lanjut yang kita lampirkan apa dong?

Oke pasti disini teman-teman banyak yang bingung ya soal ini.

Bukti Pelaksanaan tindak lanjut adalah, bukti-bukti kalau plan of action yang sudah dibuat sebelumnya sudah dilaksanakan. Nah bukti ini banyak ragamnya, ada yang berupa laporan, dokumentasi atau sekedar absensi. Plan of action sendiri biasanya terlampir di laporan Analisa. Makanya saat kamu membuat laporan Analisa asesmen resiko, jangan hanya memaparkan hasilnya saja. Laporkan juga masalah yang ada disana. Masukkan juga plan of action dalam mengatasi masalah tersebut.

Baik agar pemaparan ini lebih terarah, saya contohkan dalam hal PCRA saja ya. Kebetulan di standarnya PCRA juga diminta dokumen bukti pelaksanaan tindak lanjut PCRA nya.

Dalam membuat PCRA, maka kontraktor atau Bagian umum lah yang membuat asesmen resikonya (yang mengisi form PCRA). Tim K3 lalu melakukan review atau verifikasi. Bila sudah maka PCRA akan disahkan. Nah di dalam form PCRA (versi InfoK3RS ID) ada satu kolom yang berjudul Langkah Perbaikan. Nah kolom ini adalah plan of action dari asesmen resikonya. Jadi hal ini yang wajib ditindaklanjuti nantinya.

Di laporan atau notulen PCRA maka hal itu wajib ditulis dengan jelas dan lengkap. Nah plan of action itu wajib di tindak lanjuti sebelum tenggat waktu yang diberikan. Oke coba cek contoh PCRA dibawah ini.

Nah pada asesmen kualitas udara tersebut disebutkan bahwa Langkah perbaikan yang dilakukan adalah penggunaan masker di area dan pembuatan sekat di area renovasi. Nah poin tersebut maka wajib dimasukkan di laporan PCRA /Notulensinya. Coba cek notulen dibawah ini.

Nah poin tersebut tertera kan?

Oke lalu bagaimana cara membuat bukti pelaksanaan tindak lanjut PCRA nya?

Kalau saya sih tingga membuat dokumen yang sama seperti di notulen, Cuma saya tambahkan kolom baru di paling kanan. Kolom itu berisi foto before dan after. Jadi untuk bukti pelaksanaan tindak lanjutnya saya saya lampirkan foto-foto sebelum intervensi dan sesudah intervensi. Nah dokumen ini saya berikan judul, Laporan Tindak Lanjut PCRA. Laporan ini wajib dibuat sebelum tanggat waktu yang sudah ditentukan sebelumnya berakhir.

Nah saat proses renovasi itu selesai, maka dokumen PCRA yang kamu punya adalah sebagai berikut

1. UMAN PCRA (undangan rapat, materi rapat, absensi rapat, notulen rapat)

2. Form asesmen PCRA yang sudah terisi lengkap

3. Laporan Tindak Lanjut PCRA

4. Formulir Inspeksi Proyek yang sudah diisi lengkap.

Nah dengan kamu melampirkan keempat dokumen diatas, maka bisa dipastikan kamu bisa mendapat poin 10 di elemen penilaian MFK 4.1 khususnya poin 2, 3 dan 4. Keren kan?

Kalau contoh diatas kan khusus untuk plan of action yang berupa aktivitas fisik ya, lalau bagaimana untuk plan of action berupa edukasi atau sosialisasi?

Misalnya kalau Langkah perbaikannya adalah edukasi tukang tentang evakuasi.

Nah bukti tindak lanjut yang bisa kamu lakukan adalah bukti sosialisasi dan simulasi evakuasi. Untuk kolom befornya bisa kamu cantumkan nilai pretest atau bisa kamu kosongkan saja. Tapi saat afternya bisa kamu berikan foto kamu saat edukasi/briefing/simulasi. Biar lebih kuat lagi, kamu bisa lampirkan lagi absensi saat edukasi, materi edukasinya, notulen edukasi dan foro-foto saat edukasinya. Nah kumpulan dokumen ini bisa menjadi lampiran di Laporan Tindak Lanjut PCRA kamu.

Mudah kan?

Format Laporan Tindak Lanjut PCRA ini bisa juga kamu adopsi untuk menjawab pertanyaan yang sama di elemen penilaian lain seperti pada HVA atau FSRA atau Identifikasi Resiko. Secara konsep sama seperti diatas. Jadi kamu tinggal konsisten saja dalam melakukan tindak lanjut dan mendokumentasikannya dengan rapi di laporan tersebut.

Bukti pelaksanaan tindak lanjut ini seringkali menjadi temuan dalam akreditasi, makanya ada baiknya dari awal kamu sudah konsisten dalam melakukannya. Soalnya kalau kamu membuatnya dalam system kebut semalam atau pun mengarangnya, kamu pasti bisa kesulitan sendiri.